Turun kaupunki isännöi EU:n Itämeri-strategian (EUSBSR) vuosifoorumia laadusta tinkimättä, vaikka kongressi totetutetaan virtuaalisena. Teknisenä ja henkisenä tapahtumakeskuksena pysyy Logomo, joka on luovinut taitavasti korona-ajan aallokossa.
“Tapahtuma toteutetaan toisella tavalla mutta yhtä hyvin.” Näin lausahti Turun kaupungin kansainvälisten asioiden päällikkö Mika Akkanen kesäkuun lopulla, kun häneltä kysyttiin EU:n Itämeri-strategian vuosifoorumin järjestelyistä. Akkasen vetämä kongressin ohjausryhmä oli juuri päättänyt muuttaa tapahtuman virtuaaliseksi, ja ilma oli sakeana kysymysmerkeistä.
Projektipäällikön spontaani mutta luottavainen vastaus on jäänyt elämään ohjenuorana virtuaaliselle toteutukselle, joka oli jo suunnitelma C. Noin tuhannen osallistujan tapahtumaa oli aikaisemmin siirretty koronaviruspandemian takia kesäkuulta lokakuulle.
”Järjestelyt olivat jo pitkällä, kun korona iski. Ensimmäiseksi päätimme siirtää kokousta, mutta kesäkuussa totesimme, ettei tilanne laannu syksyksi. Emme silti halunneet perua tapahtumaa vaan päätimme toteuttaa sen täysin virtuaalisena. Jopa hybriditoteutus tuntui liian epävarmalta vaihtoehdolta”, Akkanen kertoo.
EU:n Itämeri-strategia (The European Union Strategy for the Baltic Sea Region, EUSBSR) on EU:n jäsenvaltioiden ja komission välinen sopimus yhteistyön syventämisestä Itämeren alueella. Turku halusi pitää lujasti kiinni EUSBSR 2020 -vuosifoorumin isännyydestä, jota se oli innolla hakenut Tanskan vetäydyttyä puolitoista vuotta sitten järjestelyvuorostaan. Viime vuonna foorumi järjestettiin Puolan Gdanskissa.
Tahtomme kumpusi suoraan kaupungin strategiasta. Turku haluaa olla Pohjoisen Itämeren kiinnostavin kaupunki ja aktiivisesti mukana Itämereen liittyvissä prosesseissa ja aktiviteeteissa"
– Mika Akkanen, Turun kaupungin kansainvälisten asioiden päällikkö
Turun kaupunki pyrkii järjestämään muutaman vuoden välein kansainvälisen kongressin tai tapahtuman, joka usein liittyy tavalla tai toisella mereen ja ympäristöön.
”Turku on pitkään tehnyt systemaattista työtä Itämeren alueen yhteistyön hyväksi etenkin ympäristönsuojelun ja kestävän kehityksen kysymyksissä. Toimimme nyt toista kertaa EU:n Itämeri-strategian foorumin isäntäkaupunkina, mikä on luottamuksen ja arvostuksen osoitus Turkua ja tekemäämme työtä kohtaan – etenkin näissä poikkeuksellisissa olosuhteissa, kun foorumi järjestetään ensi kertaa täysin verkossa suorana lähetyksenä Turusta”, sanoo Turun kaupunginjohtaja Minna Arve.
EU:n Itämeri-strategian vuosifoorumin isäntänä Turku saa vaikuttaa kongressin sisältöön ja sen valmisteluun. Turun kaupungin lisäksi pääjärjestäjiä ovat Itämeren valtioiden neuvosto ja Suomen ulkoministeriö.
”Isäntäkaupunkina voimme tuoda sisältöön paikallista näkökulmaa ja viestiä päättäjille, mitä mereen liittyvät asiat Turussa tarkoittavat. Kaikki kongressit ovat tärkeitä viestinnän, brändäyksen ja edunvalvonnan työkaluja. Niissä on aina sisällöllinen tavoite matkailutulojen lisäksi”, Akkanen kertoo.
Logomo taipui ketterästi virtuaaliseen maailmaan
EU:n Itämeri-strategian vuosifoorumi järjestetään 20. lokakuuta Turun Logomossa. Kameleontti tapahtumakeskus pysyy kongressin kotipesänä, vaikka toteutus muutettiin lennossa virtuaaliseksi.
”Meille on äärimmäisen tärkeää, että vaikka osallistujat ovat etänä kuka missäkin päin Eurooppaa, he voivat henkisesti ankkuroida tapahtuman Turkuun ja Logomoon”, Akkanen sanoo ja kiittää yhteistyökumppanin kykyä taipua ketterästi poikkeustilanteeseen.
Logomo ja sen esitystekniikasta vastaava Bright eivät lamaantuneet kevään koronakurimuksessa vaan alkoivat heti räätälöidä tapahtumia virtuaaliseen maailmaan.
”Rakensimme Logomolle puolikiinteän studion, joka tarjoaa hyvät tekniset puitteet lähetyksiin. Se onnistui aika vaivattomasti, koska kalustoa oli jo valmiina. Striimauksista oli jo paljon kokemusta, mutta aikaisemmin ne olivat olleet vain tapahtumien sivutuotteita”, kertoo Bright Finlandin projektipäällikkö Sami Heikkilä.
Vuosifoorumin aikana paikan päällä Logomossa on reilut kymmenen henkilöä – teknisten osaajien lisäksi vain avauspuhujat ja paneelikeskustelujen moderaattorit. Heikkilän mukaan virtuaalitapahtumat muistuttavat luonteeltaan televisiolähetyksiä.
Verkkolähetyksiä tulee nyt joka tuutista, mutta uskottavalta tapahtumatuotannolta vaaditaan sekä teknistä että sisällöllistä laatua. Ihminen jaksaa keskittyä ja seurata lähetystä noin tunnin pätkissä. Brightin ammattilaiset ovat auttaneet Turun kaupunkia laatimaan vuosifoorumille luontevasti soljuvan käsikirjoituksen. Järjestäjien on myös mietittävä huolella, mitä virikkeitä osallistujille tarjotaan tauoilla, joiden aikana kongressivieraat yleensä virkistäytyvät ja verkostoituvat.
”Vuosifoorumin osallistujat voivat käydä tauoilla esimerkiksi tutustumassa virtuaaliseen näyttelyosastoon, johon on koottu tietyn konseptin mukaan teksti- ja videomateriaalia eri Itämeren-toimijoilta. Siellä on myös mahdollisuus kommunikoida applikaation avulla”, Akkanen kertoo.
Virtuaalisuus tullut jäädäkseen
Vuosifoorumi valmisteluineen on arvokas oppitunti Turun kaupungille, joka aikoo jakaa auliisti tietoa tuleville kongressi-isännille. Tulevaisuuden tapahtumamalli lienee hybiridi, jossa osa osallistujista on fyysisesti läsnä ja osa virtuaalisesti.
Ihmiset kaipaavat myös henkilökohtaisia kontakteja, mutta virtuaalisuus jää varmasti rinnalle. Aina ei tarvitse lentää toiselle puolelle maailmaa osallistuakseen kongressiin. Hybriditapahtuman paikkana Logomo on verraton.
– Sami Heikkilä, Bright Finlandin projektipäällikkö toteaa
Vuosifoorumin alkaessa Mika Akkanen aikoo olla paikalla Logomossa, vaikka ahertaa suurimman työn ennen tapahtumaa. Järjestelyn vaiheet ovat olleet niin jännittävät, että hän haluaa kokea myös loppuhuipennuksen.
”En halua menettää sekuntiakaan. Olen niin kiinnostunut virtuaalisesta toteutuksesta, että haluan nähdä, miten tekniikka toimii ja mitä piuhojen kanssa tehdään. Yritän tietysti olla häiritsemättä”, Akkanen naurahtaa.
H-hetken lähestyessä hän on yhä tyytyväisempi, että Turun kaupunki kumppaneineen uskalsi rohkeasti ottaa poikkeusajan haasteen vastaan ja pitää kiinni laadukkaasta vuosifoorumin toteutuksesta. Se on viesti meille kaikille: elämä jatkuu, vaikka moni asia on nyt toisin.
Lähde: Visit Turku, Kongressiyksikkö
Alkuperäisen uutisen löydät TÄÄLTÄ
Teksti: Merja Kallikari
Logomolta löytyy tila joka tarpeeseen
Logomolta löytyy tiloja jokaiseen tarpeeseen: tapahtumiin, juhliin ja seminaareihin. Logomo on uniikki juhlapaikka, jonka joka tilaisuuteen mukautuvat tilat soveltuvat niin pieniin kuin suuriin tapahtumiin.
