EU:n Itämeri-strategian vuosifoorumi järjestetään 20. lokakuuta Turun Logomossa. Kameleontti tapahtumakeskus pysyy kongressin kotipesänä, vaikka toteutus muutettiin lennossa virtuaaliseksi.
”Meille on äärimmäisen tärkeää, että vaikka osallistujat ovat etänä kuka missäkin päin Eurooppaa, he voivat henkisesti ankkuroida tapahtuman Turkuun ja Logomoon”, Akkanen sanoo ja kiittää yhteistyökumppanin kykyä taipua ketterästi poikkeustilanteeseen.
Logomo ja sen esitystekniikasta vastaava Bright eivät lamaantuneet kevään koronakurimuksessa vaan alkoivat heti räätälöidä tapahtumia virtuaaliseen maailmaan.
”Rakensimme Logomolle puolikiinteän studion, joka tarjoaa hyvät tekniset puitteet lähetyksiin. Se onnistui aika vaivattomasti, koska kalustoa oli jo valmiina. Striimauksista oli jo paljon kokemusta, mutta aikaisemmin ne olivat olleet vain tapahtumien sivutuotteita”, kertoo Bright Finlandin projektipäällikkö Sami Heikkilä.
Vuosifoorumin aikana paikan päällä Logomossa on reilut kymmenen henkilöä – teknisten osaajien lisäksi vain avauspuhujat ja paneelikeskustelujen moderaattorit. Heikkilän mukaan virtuaalitapahtumat muistuttavat luonteeltaan televisiolähetyksiä.
Verkkolähetyksiä tulee nyt joka tuutista, mutta uskottavalta tapahtumatuotannolta vaaditaan sekä teknistä että sisällöllistä laatua. Ihminen jaksaa keskittyä ja seurata lähetystä noin tunnin pätkissä. Brightin ammattilaiset ovat auttaneet Turun kaupunkia laatimaan vuosifoorumille luontevasti soljuvan käsikirjoituksen. Järjestäjien on myös mietittävä huolella, mitä virikkeitä osallistujille tarjotaan tauoilla, joiden aikana kongressivieraat yleensä virkistäytyvät ja verkostoituvat.
”Vuosifoorumin osallistujat voivat käydä tauoilla esimerkiksi tutustumassa virtuaaliseen näyttelyosastoon, johon on koottu tietyn konseptin mukaan teksti- ja videomateriaalia eri Itämeren-toimijoilta. Siellä on myös mahdollisuus kommunikoida applikaation avulla”, Akkanen kertoo.
Vuosifoorumi valmisteluineen on arvokas oppitunti Turun kaupungille, joka aikoo jakaa auliisti tietoa tuleville kongressi-isännille. Tulevaisuuden tapahtumamalli lienee hybiridi, jossa osa osallistujista on fyysisesti läsnä ja osa virtuaalisesti.
– Sami Heikkilä, Bright Finlandin projektipäällikkö toteaa
Vuosifoorumin alkaessa Mika Akkanen aikoo olla paikalla Logomossa, vaikka ahertaa suurimman työn ennen tapahtumaa. Järjestelyn vaiheet ovat olleet niin jännittävät, että hän haluaa kokea myös loppuhuipennuksen.
”En halua menettää sekuntiakaan. Olen niin kiinnostunut virtuaalisesta toteutuksesta, että haluan nähdä, miten tekniikka toimii ja mitä piuhojen kanssa tehdään. Yritän tietysti olla häiritsemättä”, Akkanen naurahtaa.
H-hetken lähestyessä hän on yhä tyytyväisempi, että Turun kaupunki kumppaneineen uskalsi rohkeasti ottaa poikkeusajan haasteen vastaan ja pitää kiinni laadukkaasta vuosifoorumin toteutuksesta. Se on viesti meille kaikille: elämä jatkuu, vaikka moni asia on nyt toisin.
Lähde: Visit Turku, Kongressiyksikkö
Alkuperäisen uutisen löydät TÄÄLTÄ
Teksti: Merja Kallikari